スキャニングサービス
scanning Services
こんなお悩み、抱えていませんか？
オフィスに書類があふれ、保管場所を圧迫している
１
必要な資料を探し出すのに時間がかかっている
2
事務所の移転に伴い、山積みの資料の整理に困っている
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災害による紛失リスクに備えたBCP対策ができていない
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プロゴワスのスキャニングサービスにお任せください！
オフィス環境向上
保管場所の開放により、交流スペースなどの別用途に有効活用できます。
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業務効率向上
「あの書類どこ行った？」を解消！本来の業務時間を創出できます。
2
引越し負担削減
荷造り・荷解きの手間をカットし、煩わしい仕分け作業を削減できます。
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経営品質向上
被災しても電子データでの事業・業務・営業活動を継続できます。
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プロゴワスが選ばれる理由
迅速性・柔軟性
地元企業だからこそ迅速・柔軟に対応いたします。様々なサイズ・素材の文書に対応でき、スキャン前のホチキスやクリップはそのままでOK。必要であればスキャン処理後に再ホチキス、ファイル戻し等まで行います。
安全性
プライバシーマークを取得しており、多くの個人情報を扱ってきた実績をもとに、機密保持契約を必ず締結したうえで作業を行います。量や内容に応じて出張作業に対応するほか、原本廃棄の場合は必ず廃棄証明書を発行しています。
上級文書情報管理士 在籍
書類の最適な電子保存の方法を理解し、文書の大切さを伝えるエキスパートであることを証明する資格。上級はその最高位です。対象書類選定から形式提案、業務効率化のためのフロー構築までご提案します。
サービスの特徴
丁寧な作業・高品質スキャニング
業務用スキャナーならではの品質基準で、スキャンデータ化します。データ形式はPDF・TIFFからご選択いただけます。品質検査スタッフによる丁寧な確認により、高品質な仕上がりが生まれます。
スキャニング仕様
基本メニュー
書類／製本／冊子／図面
書類形式
PDF、TIFFなど
他形式での納品も可能ですので、別途ご相談ください。
画像形式
A0以下
B0以上については別途ご相談ください。
対応サイズ
カラー 300dpi モノクロ 300dpi
解像度については変更可能です。
解像度
カラー／モノクロ／グレースケール
写真やカラーが多い場合、モノクロでのスキャニングは判読困難になる場合があります。
色彩
ホチキスやクリップ、付箋などは取り外してスキャニング可能
取り外したものについては復元可能です。
付帯物
オプション
例 「YYYYMMDD（契約日付）_文書管理番号8桁_お客さま名」
予め、リネームするための命名規則をお客様と取り決めます。
画像ファイル名リネーム
例 「YYYY年度_契約書類一式」
上記の命名規則を元に、保管されている書類ファイル毎にフォルダ分けをします。
フォルダ仕分け
外部へ持ち出しできない書類などは、ご希望に応じて出張作業します。
スキャニング機器をお客様の元へ持参し、スキャニング作業を行います。
出張サービス
電子化が完了した書類原本は、復元できないよう溶解処理を行います。
弊社と提携している専門の廃棄処理業者から、お客様宛の廃棄証明書を発行致します。
書類溶解
導入の流れ
対象の事前調査
スタッフがお客様の元へ直接往訪し、文書の保存状態、物量、劣化状態などを把握いたします。そのうえで、スキャニングの色調・解像度・保存形式など、お客様の要望や資料に適した電子データ形式をご提案します。大型の図面や大量の文書など、さまざまなケースに対応いたします。
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原本のお預かり
入室制限と監視カメラ録画を備えた高セキュリティ専用室にて厳重に保管します。当社はISO9001とプライバシーマークを取得済みですので、安心してお預けいただけます。また、持ち出し不可の文書については、ご希望により出張作業も対応可能です。
02
スキャン前作業
スキャニング作業の効率を高め、美しい状態でデータを残すために重要な工程です。ホチキスを外す、サイズ・種類別での仕分け、折れ曲がり直しなどの作業を一つひとつ丁寧に行います。この注意深い事前整理で、仕上がり品質が格段にアップします。
03
スキャニング作業
業務用のスキャナーで、スキャニングを行います。文書のサイズ・紙の厚さや色・劣化具合などを丁寧に分析したうえで、最適な機種を選定します。
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加工・仕上がりのチェック
品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと突き合わせて、漏れや重複の有無、画像の傾きや汚れなども丁寧に確認します。この工程を行うことで、一部分のみの抽出チェックとは異なる高品質な仕上がりが生まれます。
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ファイリング作業
形式変換やファイル名のリネームを行い、メディアへの書き込みに加え、ウイルスチェックも実施します。データベースと連携し、最大3階層の分かりやすいファイリングで検索性を確保。単なる電子化にとどまらず、その後の活用や利便性向上を見据えたサービスを提供いたします。
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納品・原本のご返却
納品はデータにてお渡しします。原本はホチキスや付箋の位置などもそのまま復元して返却することが可能です。保管スペースの圧迫により原本の処分をご希望の場合は、保管しておかなければいけない書類と廃棄可能な書類を判別のうえ、廃棄まで責任をもって行います。
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