スキャニング代行による注文書の電子化

坂本建設株式会社様

鹿児島県を拠点に、土木および建築事業を中心とした総合建設業を展開する企業。地域密着を掲げ、鹿児島の気候風土に合わせた強靭なインフラ整備の実施など、地域の安全と発展を支える街づくりをされています。

実績データ・基本情報

坂本建設株式会社様では、社内全体のDXを推進したいものの、どこから着手すればスムーズに効果を出せるかが課題となっていました。また、長年蓄積された注文書ファイルがオフィスの限られたスペースを占有しており、業務効率化と同時にオフィス環境の有効活用および改善を進めるための足がかりが必要とされていました。

そこで、社内の保管スペースを圧迫しており、かつペーパーレス化推進のとっかかりとして実施しやすい「過去の注文書ファイル」の書類の電子化（スキャニング代行）業務をご提案いたしました。

単なるPDF化だけではなく、実務での使いやすさを追求したPDF化を行い、スキャンからデータ補正までワンストップで対応しました。

ドキュメントのスキャニング作業
A3およびA4サイズが混載された注文書書類を、高精度に電子データ化
ファイル名の最適化
1つの管理番号に複数の現場名が含まれるイレギュラーに対しても、検索性を高めるため「1つのファイル名にすべての現場名を盛り込む」という柔軟なルールを適用
データの突合と補正
注文書に添付された現場名一覧と、お客様から支給されたデータに不一致がある場合、すべて支給データへ統合・補正する対応を実施

プロゴワスのスキャニング代行（BPO）では、ただ紙をスキャンしてデータ化するだけでなく、お客様の運用方針や実務での検索性を第一に考えた対応を実施いたしました。

「将来的に原本は廃棄する」というお客様の運用方針に基づき、データ化完了後の不要なホチキス留めやインデックスの現状復帰工程をあえて省く仕様をご提案いたしました。無駄な作業工数をカットすることで、コストを抑えつつ迅速な書類の電子化を実現しました。

現場名の不一致や重複など、事前のデータ化ルールに収まらないイレギュラーに対しても、確かな実務力で柔軟に対応いたしました。ただスキャンするだけでなく、お客様がデータを利用する際に「本当に検索しやすい」状態へと最適化して納品しました。

社内DXの「スモールスタート」の成功により、業務効率化とオフィス環境の改善を同時に実現しました。

また、これまでの保管スペースを丸ごと削減できたことで生まれたスペースは「社員の交流の場」としてご活用いただいております。

株式会社プロゴワスでは、鹿児島県を中心に、全国の自治体様や企業様向けに紙文書のスキャニングサービスを提供しています。ペーパーレス化の推進はもちろん、お客様の運用方針に合わせたデータ納品やイレギュラー対応まで、ワンストップでの対応が可能です。

「社内DXを進めたいが、何から手を付けるべきかわからない」という方は、お客様の現状や最終的な目的に合わせ、最適な業務プロセスをご提案いたします。どうぞお気軽にご相談ください。