約8万世帯の大規模意向調査における事務局業務一括代行（発送・コールセンター・データ化）

実績データ・基本情報

クライアント：某市役所様
業務内容：意向調査に伴う事務局機能全般（印刷・発送代行、コールセンター、データ入力・集計）
全体の期間：3ヵ月（うち実査期間：1ヵ月）
実績　発送件数：約80,000件
　　　回収件数：約45,000件（回収率: 56%以上）
　　　電話応対：約600件

業務の概要と背景

某市役所様より、自治体のペーパーレス化推進に伴う「水道料金等口座振替領収証の発行に関する意向調査」の支援業務を受託しました。市民約8万世帯を対象とした大規模な調査において、調査票の作成・発送から、問い合わせ窓口（コールセンター）の運営、回収した回答のデータ化・集計まで、事務局としての機能をワンストップで代行しました。

導入前の課題

短期間で約8万世帯への通知・発送と、それに伴う問い合わせ対応、回答データの集計を完了させる必要がありました。複数の工程が絡む大規模な事務処理を、スケジュール通りに遅滞なく、かつ一括して確実に任せられる処理能力と設備体制が求められていました。

アウトソーシングにおける対応業務（ワンストップ対応）

本業務では、事務作業の各工程を当社で一括して担い、部門間を連携させることで情報の乖離を防ぎ、スムーズな進捗管理を行いました。

通知物の作成および発送代行
対象となる約8万世帯の市民へ向けた、依頼文書の印刷および発送業務を実施。
事務局代行・コールセンター運営
調査に関する専用の問い合わせ窓口を設置。「届いた書類のここが知りたい」といった疑問や不明点に対し、行政サービスとして丁寧な応対を実施。
回答受付・データ化・集計
返送された約4.5万件の回答用紙を回収し、正確にデータ化。分析可能な形式で集計を行い、納品。

業務を成功に導いた当社の強み

全体の履行期間は3ヵ月、そのうち実査期間（回答受付期間）はわずか1ヶ月というタイトなスケジュールのなか、遅滞なく高精度な調査運営を実現しました。

1. 短期間・大量案件への柔軟な処理体制

1ヵ月間で約8万件の発送と、日々返送される約4.5万件のデータ入力・集計を完了させる必要がありました。当社の高速プリンターや封入封緘機などの専用設備を最大限に稼働させることで物理的な処理スピードを担保しました。

2. 窓口一体型による顧客サービスの向上

発送、コールセンター、データ入力の各工程を別々の業者に委託するのではなく、当社で一元管理しました。印刷・発送部門とコールセンター、データ処理部門をひとつに連携させることで情報のロスを防ぎ、問い合わせに対して即座に状況を把握して正確な回答ができる体制を構築。これにより、高い応対品質を維持しました。

当社では、本事例のような「発送業務」「コールセンター」「データ入力」といった複数の工程が絡む大規模な事務局運営を、ワンストップで代行するBPOサービスを提供しています。

法人・企業様のキャンペーン事務局、DM発送と効果測定、大規模なアンケート調査など、複数業者への分割発注による管理の手間を削減し、情報連携が取れた精度の高い事務局運営が可能です。

事務局代行のワンストップ委託や、大規模な発送・データ化業務のアウトソーシングについて、お気軽にご相談ください。