新型コロナウイルスワクチン接種券 発送業務（全住民 約50万件）
実績データ・基本情報
クライアント: 某自治体様
業務内容: 新型コロナウイルスワクチン接種券のデータ印字から封入・発送までの一括代行
規模・対象: 全住民（約50万件）
対応期間: 2021年4月〜2021年6月
業務の概要と背景
自治体様における新型コロナウイルスワクチン接種事業の基盤となる、接種券の発送業務を担いました。対象となる全住民の方々へ、正確な情報を反映した接種券を遅滞なくお届けするため、データ印字から封入・発送までを一括して受託。規模が大きく、かつ高い正確性が求められる業務を、滞りなく遂行いたしました。
導入の課題
約50万件という膨大な対象件数であることに加え、新型コロナウイルスの感染拡大という緊急の状況下において、スピーディーかつ確実に住民の皆様へ接種券をお届けする必要がありました。一刻を争う対応が求められる中、確実な発送業務を遂行する体制構築が急務となっていました。
アウトソーシングにおける対応業務
住民データに基づいた正確な印字と、不備のない封入フローを構築し、以下の発送業務を一括して行いました。
バリアブル印字(個別可変印字)
住民データと連携し、一人ひとりの宛名および接種券情報を正確に印字
封入封緘業務
個別データが印字済みの接種券（シール）と、予診票や説明書等の同封物を一組ずつ丁寧かつ確実にセット
発送代行～局出し
定められた発送スケジュールに合わせ、郵便局へのバルク処理・差し出し業務を代行
業務実施のポイント
1. 全住民対象の大規模処理能力
全住民という膨大な件数に対しても、データ印字から発送までをワンストップで受託。自治体様のスケジュールに影響を与えることなく、期限通りの発送を完了いたしました。
2. 高いセキュリティ環境と正確な作業管理
全住民の個人情報を含む重要書類を取り扱うため、プライバシーマーク（Pマーク）およびISO9001を取得した環境・体制下で業務を実施しました。情報漏洩を防止する強固なセキュリティ環境を整備するとともに、厳重な品質管理体制のもと、印字漏れや封入不備が発生しないよう工程ごとに徹底したチェックを行い、正確な通知事務を行いました。
3.事務負担の大幅な軽減
印字から封入・発送に至る全工程を一括でアウトソーシングいただいたことで、自治体職員様の煩雑な事務負担を大幅に削減いたしました。職員の皆様が、コア業務である住民対応や接種体制の整備に専念できるよう、事務面からしっかりとサポートいたしました。
弊社では、鹿児島県を中心に、全国の自治体様や法人・企業様向けに、データプリントサービスおよび発送代行・BPO業務を提供しています。
大規模な発送業務から、厳格な情報管理が求められる通知事務の外部委託まで、お客様の要望に応じた確実な運用体制を構築いたします。
データ処理・印字から封入・発送管理に至るまでワンストップで対応可能です。 データプリント・発送業務のアウトソーシングやバックオフィス業務の効率化について、プロゴワスにお気軽にご相談ください。
