個人情報保護理念

株式会社プロゴワスは、個人情報、特定個人情報（以下、個人情報等という）及び顧客情報を取り扱うに当たって、その責任と重要性を深く認識し、社内での個人情報及び顧客情報の取扱いについて「個人情報保護マネジメント」を構築、運用することで、個人情報等及び顧客情報の保護を実践し、社会的責任を果たします。

個人情報保護方針

1. 当社は、個人情報等(社員の個人情報も含む)及び顧客情報を取得する場合は、会社運営上必要な業務や事業の内容(受注処理､データ印字、発送処理、並びその付帯処理業務)とその規模を考慮した上で取得し、利用目的を特定します。
2. 当社は、個人情報等及び顧客情報を特定した利用目的の範囲内で利用かつ適切に管理し、利用目的を超えて取り扱うことを防ぐ為の措置を講じます。また、個人情報等及び顧客情報をご本人又はお客様の承諾無く、第三者に開示、提供することはありません。
3. 当社は、お客様から委託された業務(データ印字、発送処理並びにその付帯処理業務)を遂行する為に取得した個人情報及び顧客情報はその業務目的以外には使用しません。
4. 当社は、個人情報等の取り扱いに関する法令及び国が定める指針、その他規範を遵守し、会社が定めた個人情報保護マネジメントシステムに則って個人情報等及び顧客情報を取り扱います。
5. 当社は、個人情報等及び顧客情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失又はき損などのリスクに対する安全対策を実施し、適切な予防に努め、リスクが発生した場合は遅滞なく是正措置を講じます。
6. 当社は、個人情報等及び顧客情報の取り扱いに関する苦情及び相談については相談窓口を設け、ご本人及びお客様からの苦情及び相談に対応致します。また、個人情報等の開示、訂正及び削除等のお申し出に付きましては、当社規定に則ってこれに応じます。
7. 当社は、個人情報保護に関するマネジメントシステムの構築、運用、継続的改善に努め、個人情報等及び顧客情報の適切な取り扱いを全従業員に周知し、遵守させます。

制定日　2005年11月15日　改定日　2015年12月1日　株式会社プロゴワス　代表取締役社長　和田　秀一郎

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の取得・利用について

当社が行う事業における業務運営を円滑に行うために、必要な範囲内で個人情報を取得・利用する場合は、当社の「個人情報保護理念」及び「個人情報保護方針」に則って取扱わせていただきます。当社が本人から書面(電子式方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む)により個人情報を取得する場合は、当社規定の事項を書面により明示し、本人の同意を得て取扱います。それ以外の方法で個人情報を取得した場合は、当社がお客様から委託された業務(データ印字、発送処理並びにその付帯処理業務)を会社の事業として行うために取扱います。個人情報の利用は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内で行うものとし、それを超えて利用する必要が発生した場合は、書面により利用目的の変更に同意を得た上で取扱います。但し、次の事項に該当する場合は除きます。
(1)法令に基づくとき
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合で、本人の同意を得ることが困難なとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成のために特に必要な場合で、本人の同意を得ることが困難なとき
(4)国の機関又は地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに協力する必要があり、本人の同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

2.個人情報の利用目的

当社が保有あるいは取得する個人情報は下記のように利用致します。
(1)会社運営に関係する個人情報（インハウス情報を含む）
A.顧客及び取引先の個人情報
・業務上必要な諸連絡、商談等
・請求処理、支払処理業務
・商品の受発注、発送処理業務
・お問合わせ、ご相談への対応
B.株主に関する個人情報
・商法に基づく権利の行使・義務の履行
・法令に基づく株主管理
C.社員に関する個人情報
・会社運営上の管理業務
・業務連絡
D.採用応募者の個人情報
・採用情報の連絡
・採用後の会社運営上の管理業務
(2)委託を受けた個人情報
・印刷物の印刷・製本等の業務(名刺・挨拶状等)
・個人情報の入出力及びそれに付帯する後処理業務
・後処理(シーリング・ブッキング・バルク・発送)に関する付帯業務
・顧客データ分析、統計業務
(3)直接取得した個人情報（インハウス情報は含まない）
・商品の受注業務
・商品の発送業務
・お問合わせ、ご相談への対応業務
・お客様に対して、当社の商品やサービスをご紹介する場合
・当社において、お客様に代行してご注文手続き、ご注文内容の確認、変更手続きを行う場合
・お客様に対して、当社のサービスに対するご意見やご感想のご提供をお願いするため
・お客様の属性（年齢、住所など）ごとに分類された統計的資料を作成するため
・お客様それぞれの嗜好に適合した情報発信やサービスを提供、表示するため
・当社がお客様に別途連絡の上、個別にご了解をいただいた目的に利用するため

3.個人情報の提供について

当社が取得した個人情報は適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。但し、次の場合は除きます。
(1)第三者への提供事項について、あらかじめ本人へ通知又はそれに代わる同等の措置を講じているとき
(2)当該法人その他の団体の役員及び株主に関する情報で、法令に基づき又は公開された情報を第三者へ提供する場合で、あらかじめ本人へ通知又は本人が知りえる状態にあるとき
(3)特定された利用目的の達成に必要な範囲内において、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託するとき
(4)合併その他の事由による事業の継承に伴って個人情報が提供される場合で、継承前の利用目的の範囲内で取扱うとき
(5)個人情報を特定の者と共同して利用する場合で、共同利用に関する事項をあらかじめ本人に通知しているとき
(6)本公表事項　項目1.(1)~(4)に該当するとき

4.個人情報の安全管理措置

当社は、関係する法令、ガイドラインを活用し、以下のとおり当社が保有する個人情報に係る安全管理措置を適切に実施します。

（基本方針の策定）
個人情報の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、本プライバシーポリシーを含む基本方針を策定しています。

（個人情報の取扱いに係る規律の整備）
個人情報の取扱方法、責任者・担当者およびその任務等について取扱規程を策定しています。

（組織的安全管理措置）
個人情報の安全管理に関する役割と責任を明確に規定します。
個人情報が漏洩・紛失等した場合の個人情報保護責任者への報告連絡体制を整備します。
安全管理に関する内部規程・マニュアルを定め、それらを従業者に遵守させるとともに、その遵守の状況についての適切な監査を実施します。

（人的安全管理措置）
従業者に対して個人情報の安全管理に関する定期的な教育研修を実施します。

（技術的・物理的安全管理措置）
個人情報への不正アクセスや個人情報の紛失、毀損、破壊、改ざん、漏洩、社外への不正な流出等の防止のため、個人情報へのアクセス管理 、持出し手段の制限、外部からの不正アクセス防止等、適切な安全対策を実施します。

（外的環境の把握）
外国において個人情報を取り扱う場合（外国にあるクラウドサービス事業者の利用や委託等を含みます。）、当該国の個人情報保護に関する制度等を把握した上で、個人情報の安全管理のために必要な適切な措置を講じます。

5.個人情報の外部委託について

当社は、保有した個人データを、明示した利用目的の達成の為に必要な範囲で業務を外部委託する場合があります。その場合は、委託先と契約締結し､業務委託先の適切な管理及び監督を行います。
（業務委託先とは、運送業者、商品代金未払いの場合の回収委託会社等です。）

6.開示等の求めに関する手続

当社では保有個人データの本人又はその代理人からの開示等の求めに対応させていただいております。「9.個人情報に関する苦情・相談および開示等請求の申出先」へご連絡ください。尚、開示等の求めにつきましては、その内容により一部有料とさせていただきます。
また、次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。但し、不開示の場合についても所定の手数料をいただきます。
(1)申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所が一致せず本人確認ができない時
(2)代理人申請に際して、代理権が確認できない時
(3)書類に不備があった時
(4)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある時
(5)法令に反することとなる時
(6)当社の適正な業務実施に著しい支障があるおそれがある時

7.開示対象個人情報に関する事項

(1)事業所の名称　株式会社プロゴワス
(2)個人情報保護管理者　山下 孝一郎
(3)弊社の開示対象個人情報の利用目的
上記、「2.個人情報の利用目的」に従い、開示対象個人情報を定めております。
(4)会社運営に関係する個人情報
A.顧客及び取引先の個人情報
B.株主に関する個人情報
C.社員に関する個人情報
D.採用応募者の個人情報
(5)委託を受けた個人情報
※詳細項目は、「2.個人情報の利用目的」をご参照ください。
※上記、(5)委託を受けた個人情報につきましては、直接の対応は出来ません。
(6)直接取得した個人情報
A.商品の注文履歴
B.商品の発送履歴
C.商品に関するお問合せ、ご相談の履歴
D.メールマガジンの購読申込み履歴

8.個人情報の任意性

利用目的の達成に必要な個人情報を当社に提供して頂きます。必ずしもすべての情報を提供して頂く必要はありませんが､特定の個人情報を提供頂けない場合は､ご希望に添った商品・サービスのお知らせをすることができない場合がございます。

9.WEBのご利用に関してのお知らせ

(1)クッキーに関して
クッキーとは、お客様についての情報を含むお客様のハードドライブに蓄えられる1つのデータです。クッキーの使用は、当社のサイト上では決して個人特定情報にリンクされません。お客様がクッキーを拒否する場合でも当サイトを使用することができます。
当サイトは、商品詳細ページ、ショッピングカートでクッキーを使用しています。クッキーを拒否した場合はショッピングカートが作動しません。当店は不要な情報取得目的でクッキーを利用することはありません。カート形式でお求めになる場合は、ブラウザのクッキー設定を有効にされておかれることをお薦めします。
カート・お客様自身の購入履歴の表示以外の目的でクッキーを利用することはありませんので、カート形式でお求めになる場合は、ブラウザのクッキー設定を有効にしてください。
当社サイトでは、サイトのユーザービリティーの向上に役立てるためのアクセスログの取得と、お客様がサイトを再度訪れたときに個人情報入力の手間が省け、一層便利に利用していただくために、このクッキーを利用しているページがあります。
(2)その他インターネット上のプライバシーに関する確認事項
・掲示板など、誰もがアクセスできるインターネット上で自発的に個人情報を開示した場合、その情報は他の利用者によって取得され使用される可能性があることに留意してください。メールアドレスを公開すれば、そこに掲示された情報をもとに、望ましくないメッセージを受け取ることがあります。お客様には自己の責任において情報を発信することを認識していただく必要があります。
・当ウェブサイトを通じてアクセスできる第三者のサイト及びサービス、又は懸賞や販売促進活動などを通して個人情報を取得している企業等は、当社とは独立した個々のプライバシーに関しての規約やデータの取得規約を定めています。当社は、これらの独立した第三者の規約や活動に対していかなる義務や責任も負いません。

10.個人情報等に関する苦情・相談および開示等請求の申出先

(1)株式会社プロゴワス　個人情報保護相談窓口　宛
・住所:〒891-0122　鹿児島市南栄三丁目1番4
・TEL(099)268-6221　FAX(099)268-6210
※お申し出に対して、開示請求事項の場合、当社規定の「保有個人情報開示等　請求書(書式31)」及び必要書類のご連絡を差し上げます。
※直接ご来社でのお申し出はお受け致しかねますので、その旨ご了承くださいますようお願い申し上げます。
・請求方法
①本人が開示等の請求を行う場合の書類
1)保有個人情報開示等請求書
2)ご本人の公的身分証明書の写し
②代理人による請求の場合は、①の書類に加え
1)代理人である事を証明する書類（委任状等）
2)ご本人が未成年の場合、法定代理人としてご本人との続柄を確認できる書類（住民票等）
・手数料について
開示等の請求を行う場合は、１件につき940円を手数料として、請求書書類郵送時に切手940円分を同封していただく。
（手数料内訳：郵便代110円・書留料480円・配達証明料350円）
(2)当社の所属する「認定個人情報保護団体等」の名称及び苦情の申出先
一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
消費者相談窓口
・住所:〒106-0032　東京都港区六本木1-9-9　六本木ファーストビル
・TEL 0120-116-213

11.その他の事項

(1)16歳未満の方は、保護者の同意を得た上で個人情報の取得をさせていただきます。
(2)当社の「個人情報保護苦情窓口」へのお電話は、次の目的で通話を録音いたします。
・社員教育のため
・ご相談、お問合せ内容の確認のため
・ご注文の確認のため
(3)当社では、個人情報保護の強化・改善等を図るため及び法令等の変更に伴い、個人情報保護方針ならびに関連事項の改定をすることがあります。