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スキャニングサービスについて

スキャニングサービス

\ペーパーレス化のプロゴワスだからできる/

スキャニングサービスについて

ビジネスへの必要性が盛んに指摘され、国を挙げて推進が図られているDX(デジタルトランスフォーメーション)
自社でのDXの推進にあたり、何から始めるべきかお悩みの方も多いと思います。
そんな方にこそ「ペーパーレス化」から始めるDX推進が有効です。

ペーパーレス化とは、紙の書類を減らし、各種文書を電子化(デジタルデータ化)していく取り組みです。

オフィス内のかさばる帳票や過去の資料などの取り扱いに困っていませんか?
必要資料の保存・管理はもちろん、
働き方改革によるリモートワークやフリーアドレス化により情報共有にデジタル化は必須。
とはいえ、新しい資料はデジタル化していても過去の膨大な資料は手付かずのまま...

そんな問題をスキャニングサービスで解決します!
長期保管・管理が必要な紙媒体を画像データ(PDF/TIFF)に変換することで業務効率を格段に改善できます。
また、直近の課題である「電子帳簿保存法」への対応にもつながります。

どの書類を電子化するべきかわからない
電子化してもどのように運用すれば業務効率化につながるのかがわからない、

などのお悩みもお任せください。

プロゴワスには書類の最適な電子保存の方法を理解した文書管理のPRO【文書情報管理士】も在籍しております。
ぜひ、お気軽にお問い合わせください。

DXとは?
デジタル化を通じ業務効率化生産性アップといった新しい価値を作り出すための取り組みです。

紙原本保管にかかる3つの課題

法的に保管するべき書類、自社基準により保管書類などを保管している場所を開放したい

今見たい帳票を探すのに、保管場所を目視で確認する必要があり、時間がかかる

原本保管している書類が、災害で紛失する危険にさらされている

コスト
業務
品質
保管スペースの確保による圧迫
保管スペースの確保による圧迫
探し出す時間
探し出す時間
地震・火災・水害
地震・火災・水害

電子化を通して実現できる、
3つのメリット

コスト軽減保管場所を開放することで、別の用途に利用する/外部倉庫なら解約する事ができる

業務効率向上探し出す時間を短縮することで業務効率化を実現、本来業務時間を創出できる

経営品質向上被災しても電子データでの事業・業務・営業活動を継続できる *BCP対策

コスト
軽減
業務
効率化
品質
向上
保管場所の解決
保管場所の解決
検索時間短縮
検索時間短縮
BCP対策
BCP対策
Business Continuity Plan

SCANNING SERVICE

スキャニングサービスの流れ

1

対象の事前調査丁寧

スタッフがお客様の元へ直接往訪し、文書の保存状態、物量、劣化状態などを把握いたします。そのうえで、スキャニングの色調・解像度・保存形式など、お客様の要望や資料に適した電子データ形式をご提案します。大型の図面や大量の文書はもちろん、さまざまなケースに対応いたします。対象文書を適切かつ効率的に管理できるよう最適なプランを提案させていただきますので、お気軽にご相談ください。

2

原本のお預かり丁寧

定められたスタッフのみで開閉できるよう制限され、かつ開閉の際には録画される監視カメラを設置した高セキュリティの専門部屋にて厳重に保管します。当社はISO9001やプライバシーマークも取得しておりますので、安心してお預けいただけます。なお持ち出しできない文書がある場合は、ご希望に応じて出張作業も対応可能です。

3

スキャン前作業丁寧

スキャニング作業の効率を高め、美しい状態でデータを残すために重要な工程です。ホッチキスを外す、サイズ・種類別での仕分け、折れ曲がり直しなどの作業を一つひとつ丁寧に行います。この注意深い事前整理で、仕上がり品質が格段にアップします。

4

スキャニング作業丁寧

業務用のスキャナーで、スキャニングを行います。文書のサイズ・紙の厚さや色・劣化具合などを丁寧に分析したうえで、最適な機種を選定します。

5

加工・仕上がりの
チェック
丁寧

品質検査スタッフが1枚ずつスキャンデータと突き合わせて、漏れや重複の有無、画像の傾きや汚れなども丁寧に確認します。この工程を行うことで、一部分のみの抽出チェックとは異なる高品質な仕上がりが生まれます。

6

ファイリング作業高品質

ファイル形式の変換やファイル名の付与を行いメディアに書き込みます。作成したデータベースと関連付け、ファイリングは通常最大3階層、検索性を担保するため分かりやすいファイリングシステムを構築します。電子化だけでなく、電子化後の活用方法のことも考えて利便性の向上につながるようなサービスを提供いたします。ウィルスチェックも行いますので、ご安心ください。

7

納品・原本の
ご返却
安心 安全

原本はホチキスや付箋の位置などもそのまま復元する事も可能です。保管スペースの圧迫により原本の処分をご希望の場合は、保管しておかなければいけない書類と廃棄してより書類を判別のうえ、廃棄まで責任をもって行います。

プロゴワスだからできる/

安心安全のサポート体制

上級
文書情報管理士
が在籍


書類の最適な電子保存の方法を理解し、
文書の大切さを伝えるエキスパート
であることを証明する資格。
上級はその最高位です。

プロゴワスだからできる/

丁寧な作業

プロゴワスだからできる/

高品質スキャニング

業務用スキャナーならではの品質基準で、スキャンデータ化します。
データ形式はPDF/TIFFからご選択いただけます。

pdf・tiff

GUIDE

ご利用について

スキャニングサービスの内容について

作業項目
作業内容
基本
メニュー
スキャン作業
スキャニング、データ化
基本付随
メニュー

前作業

後作業

ファイル名称変更

納品データ作成

ホッチキス外し 等

お預かりした状態に復元

スキャンデータの名称生成

スキャンデータの名称生成

オプション
メニュー
◯紙原本の破棄
◯スキャン作業の自社環境対応(派遣)
◯スキャンデータの管理・閲覧サービスなど

サービス提供の流れ

\ お気軽にご相談ください/スキャン条件に応じて
概算のお見積りを提示します

電話で問い合わせる

webで問い合わせる

Q&A

よくあるご質問について

電子化したい資料の大きさや保管状態がバラバラです。大丈夫ですか?

答えをみる

対応可能です。弊社ではスキャン前に細心の注意を払って資料の整理を行う工程を組み込んでいます。また、業務用スキャナの特性を最大限に活用していますのでご安心ください。

電子化したい資料にホチキスやクリップ、付箋がたくさん付いています。大丈夫ですか?

答えをみる

スキャンの前工程でホチキス、クリップ等を弊社スタッフが除去しますので問題ありません。スキャン処理後の再ホチキス等が必要な場合はお打ち合わせ時にお申し出下さい。

電子化作業の為に預けている資料を作業期間中に閲覧したい時はどうすれば良いですか?

答えをみる

弊社担当者までご連絡下さい。対象資料を抽出後、メール又はFAX等で資料をお送り致します。セキュリティ上、メール等が使えない場合は原本をセキュリティ便で郵送、若しくは弊社担当者が持参致します。具体的対応方法についてはご契約時に取り決めをさせて頂きます。

スキャンデータはどのような手段(媒体)で納品されますか?

答えをみる

原則DVD-R等のメディアでの納品とさせていただいております。クラウド経由のデータ納品はお客様にてデータアップ先をご提供して頂いた場合のみ対応しております。

スキャン後に原本を廃棄したいのですが?

答えをみる

専門の処理業者と提携しており、弊社より廃棄依頼する事が可能です。基本的には溶解処理になり、機密漏洩が無いよう処理した上で、廃棄業者からお客様宛の廃棄証明書を発行致します。